Migrei um fluxo de trabalho manual e propenso a erros, feito em Excel, para dentro de um sistema legado, redesenhando o processo para trazer mais controle e confiabilidade. A solução foi testada com 4 usuários-chave e alcançou 100% de assertividade já no primeiro uso real.

Imagem 1: tela de inserção de enunciados

O contexto

O processo envolvia a publicação de um gabarito extraoficial de prova, com um nível de pressão alto por tempo e precisão. Antes da solução, o cadastro das questões era feito por vários colaboradores, todos mexendo no mesmo arquivo Excel ao mesmo tempo.

Isso gerava:

• Apagamento acidental de dados

• Confusão sobre quem era responsável por cada parte

• Atrasos na validação das respostas

• Alto risco de erro em um momento crítico

O problema

A principal dor foi trazida pela coordenação da equipe responsável pela prova:
“Estamos perdendo tempo e qualidade tentando trabalhar todos ao mesmo tempo na mesma planilha.”

Além disso:

• A equipe estava sempre contra o relógio para ser a primeira a publicar o gabarito.

• O stress era constante, com medo de erros humanos.

• O fluxo de trabalho não tinha controle de quem estava inserindo o quê.

Imagem 2: fluxo antigo com excel

O processo de pesquisa e entendimento

Método usado: Entrevista direta com a coordenadora da área e com os próprios usuários do processo.

Nosso foco:

• Mapear o fluxo atual

• Entender os gargalos

• Identificar pontos de falha mais comuns

Ferramentas:
Quadro branco, simulações rápidas com o time (POs, Devs e Design).

Imagem 3: desenho de teste do novo fluxo

A solução proposta

Criei um novo fluxo que dividiu o processo em etapas controladas, garantindo que:

• Cada pessoa só pudesse trabalhar na sua etapa, sem sobreposição de ações.

• O cadastro fosse feito de forma sequencial, sem risco de apagar o trabalho alheio.

• O sistema conduzisse o usuário, com validações simples e feedbacks visuais.

Entregáveis de UX:

• Mapeamento do fluxo ideal

• Wireframes de média e alta fidelidade

• Prototipação navegável

• Componentização da interface

• Teste de acessibilidade básico (navegação por teclado)

Imagem 4: mapeamento do novo fluxo com algumas dúvida e questionamentos

Validação com usuários (testes de usabilidade)

Testamos com os 4 colaboradores principais que realizam o cadastro.

Abordagem:
Teste moderado, sem roteiro rígido. Apenas uma explicação inicial de como iniciar a tarefa e observação da navegação livre.

Resultados:

• 3 de 4 usuários conseguiram usar intuitivamente logo de início

• A única pessoa que teve dúvida conseguiu executar a tarefa após uma breve explicação

• Feedback geral: “Muito mais fácil e seguro que antes”

Taxa de sucesso: 100% de assertividade no primeiro uso real

Imagem 5: novo modal de abertura da interface para escolha da cor da prova padrão

Handoff e desenvolvimento

Durante todo o projeto, mantive uma colaboração próxima com POs e desenvolvedores, garantindo uma transição fluida do design para a implementação.

Minhas contribuições nesta fase incluíram:

• Padrões de Design System: Assegurei a consistência visual e de interação seguindo as diretrizes estabelecidas no Design System.

• Anatomia das Páginas: Documentei os padrões estruturais de cada tipo de página.

• Fluxo Detalhado de Telas: Entreguei aos desenvolvedores os fluxos de navegação de ponta a ponta e as interações entre as telas.

Imagem 6: ilustração do design system e anatomia da página inicial

Resultados após o lançamento

• Primeira plataforma a entregar o gabarito completo naquele dia

• 80 questões cadastradas com 100% de precisão

• Zero retrabalho

• Zero erros

• Feedback positivo de todos os envolvidos no fluxo

Imagem 7: fluxo atual/novo

Imagem 8: post no instagram institucional validando o novo processo de trabalho e apresentando a eficácia, ainda que subentendida na mensagem, já que o post não se refere ao projeto, mas ao sucesso da correção do gabarito

Lições Aprendidas

• Como designer, reforçou pra mim o valor da escuta ativa: o problema real só ficou claro depois da entrevista com o time de negócio.

• Aprendi o quanto a colaboração direta com PO e Devs, ainda nas primeiras conversas, pode acelerar a definição de um fluxo mais viável tecnicamente.

• Validei na prática que nem todo teste precisa ser complexo: um teste simples, com foco em observação de comportamento real, pode entregar insights super valiosos.

Se fosse hoje…

Se eu fosse recomeçar, incluiria formas mais estruturadas de medir o tempo de execução antes e depois da solução, pra ter métricas comparativas mais claras no portfólio. Mas, com os dados qualitativos que tivemos e o resultado final, o ganho de eficiência ficou evidente.